Situação cadastral do CNPJ: o que significa cada uma
A situação cadastral do CNPJ é o estado da inscrição da empresa na Receita Federal. São cinco: ativa, suspensa, inapta, baixada e nula. Só a ativa indica cadastro regular, e mesmo ela não diz nada sobre débitos: situação cadastral é uma coisa, regularidade fiscal é outra.
A situação aparece no comprovante de inscrição (o cartão CNPJ), junto com a data em que passou a valer e, quando há, o motivo. É o primeiro dado a olhar antes de contratar, pagar ou emitir nota para uma empresa.
O que cada situação quer dizer
| Situação | O que significa | Dá para regularizar? |
|---|---|---|
| Ativa | Inscrição regular no cadastro. Não significa ausência de débito. | Já está regular |
| Suspensa | A Receita suspendeu a inscrição, por inconsistência cadastral ou por um pedido de baixa ainda em análise, entre outros motivos previstos na norma. | Sim, resolvendo a pendência que motivou a suspensão |
| Inapta | A empresa deixou de entregar declarações obrigatórias ou não foi localizada no endereço informado. | Sim, em regra entregando o que falta ou comprovando o endereço |
| Baixada | A inscrição foi encerrada, a pedido da empresa ou de ofício pela Receita. | Depende do caso; a baixa a pedido encerra a empresa |
| Nula | A inscrição foi anulada por irregularidade no próprio ato de inscrição. | Não: a inscrição deixa de existir |
Ativa
- O que significa:
- Inscrição regular no cadastro. Não significa ausência de débito.
- Dá para regularizar?:
- Já está regular
Suspensa
- O que significa:
- A Receita suspendeu a inscrição, por inconsistência cadastral ou por um pedido de baixa ainda em análise, entre outros motivos previstos na norma.
- Dá para regularizar?:
- Sim, resolvendo a pendência que motivou a suspensão
Inapta
- O que significa:
- A empresa deixou de entregar declarações obrigatórias ou não foi localizada no endereço informado.
- Dá para regularizar?:
- Sim, em regra entregando o que falta ou comprovando o endereço
Baixada
- O que significa:
- A inscrição foi encerrada, a pedido da empresa ou de ofício pela Receita.
- Dá para regularizar?:
- Depende do caso; a baixa a pedido encerra a empresa
Nula
- O que significa:
- A inscrição foi anulada por irregularidade no próprio ato de inscrição.
- Dá para regularizar?:
- Não: a inscrição deixa de existir
A situação e a data saem no cartão CNPJ, emitido pela Receita. O motivo, quando existe, vem no mesmo documento.
Data, motivo e situação especial
Data da situação cadastral
Desde quando
A data em que a situação atual passou a valer. Uma empresa inapta há três anos e uma inapta há três dias são riscos diferentes.
Motivo
Por quê
Quando a Receita informa, o motivo diz se a situação veio de omissão de declaração, de endereço não localizado ou de pedido da própria empresa.
Situação especial
O que mais
Campo à parte para casos como recuperação judicial ou liquidação. Vale ler junto, porque muda a leitura de uma empresa ativa.
O que muda para quem contrata
- Empresa inapta, suspensa ou baixada não comprova regularidade cadastral: pagamento, contrato e licitação costumam travar aqui.
- Ativa não basta: a regularidade fiscal se comprova com as certidões negativas, uma por órgão.
- Nota fiscal recebida de CNPJ inapto pode ser questionada pelo fisco, e o problema vira de quem contratou.
- A situação muda sem aviso. Em fornecedor recorrente, a leitura precisa ser refeita, não arquivada.
Saber quando a situação de um CNPJ muda
Dúvidas frequentes
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