Homologação de fornecedores: passo a passo e checklist de documentos
Homologação de fornecedores é o processo de verificar se uma empresa pode fornecer para você antes da primeira compra: se ela existe, está regular, não tem sanção e atende aos critérios técnicos do que vai entregar. O erro mais comum é tratar a homologação como evento único, quando ela precisa ser revalidada enquanto o fornecedor estiver ativo.
As seis etapas da homologação
01
Classificar o fornecedor
Por criticidade: quanto maior o impacto de uma falha dele, mais exigente a homologação.
02
Definir os critérios
O que é eliminatório (sanção, débito, situação cadastral) e o que é pontuado (qualidade, prazo, preço).
03
Coletar os documentos
Cadastro, regularidade fiscal e trabalhista, integridade e, quando aplicável, certificações técnicas.
04
Verificar na fonte
Conferir cada documento no órgão que o emite, e não confiar no PDF que o fornecedor mandou.
05
Aprovar e registrar
Com a evidência de cada verificação e a data em que foi feita.
06
Revalidar
Na cadência definida pela criticidade, e sempre antes de pagamento relevante ou renovação.
Os documentos da homologação
| Bloco | Documento | Onde verificar |
|---|---|---|
| Cadastro | Cartão CNPJ e situação cadastral | Receita Federal |
| Cadastro | Quadro societário (QSA) | Receita Federal |
| Regularidade | CND federal, CRF do FGTS, CNDT | Receita e PGFN, Caixa, TST |
| Regularidade | Certidões estadual e municipal | Secretaria da Fazenda e prefeitura |
| Integridade | Consulta Consolidada PJ (CEIS, CNEP, CNIA, inidôneos do TCU) | TCU |
| Integridade | Lista suja do trabalho escravo | Ministério do Trabalho e Emprego |
| Judicial | Falência e recuperação e ações cíveis | Tribunal de Justiça da sede |
| Técnico | Certificações, licenças e registros exigidos pelo objeto | Emissor de cada um |
Cadastro
- Documento:
- Cartão CNPJ e situação cadastral
- Onde verificar:
- Receita Federal
Cadastro
- Documento:
- Quadro societário (QSA)
- Onde verificar:
- Receita Federal
Regularidade
- Documento:
- CND federal, CRF do FGTS, CNDT
- Onde verificar:
- Receita e PGFN, Caixa, TST
Regularidade
- Documento:
- Certidões estadual e municipal
- Onde verificar:
- Secretaria da Fazenda e prefeitura
Integridade
- Documento:
- Consulta Consolidada PJ (CEIS, CNEP, CNIA, inidôneos do TCU)
- Onde verificar:
- TCU
Integridade
- Documento:
- Lista suja do trabalho escravo
- Onde verificar:
- Ministério do Trabalho e Emprego
Judicial
- Documento:
- Falência e recuperação e ações cíveis
- Onde verificar:
- Tribunal de Justiça da sede
Técnico
- Documento:
- Certificações, licenças e registros exigidos pelo objeto
- Onde verificar:
- Emissor de cada um
O que a ISO 9001 pede sobre fornecedores
A ISO 9001 trata do tema no item 8.4, sobre o controle de processos, produtos e serviços providos externamente. Ela pede que a empresa defina e aplique critérios para avaliar, selecionar, monitorar o desempenho e reavaliar fornecedores externos, e que guarde a informação documentada dessas avaliações.
Na prática, a norma não diz quais documentos pedir: pede que existam critérios e evidência. É por isso que a verificação na fonte, com data e órgão registrados, resolve a parte da auditoria que mais dá trabalho.
Homologar e revalidar fornecedores na fonte
Dúvidas frequentes
Fale direto com quem constrói o robô. A gente olha a fonte, o volume e o destino antes de qualquer proposta.
Falar com quem faz a coletaFontes e método
Os prazos e as regras citados vêm dos textos legais abaixo e da operação diária de emissão da Hath Data.
A coleta é feita em fonte pública oficial: a Hath Data não é a fonte e não certifica o conteúdo publicado pelo órgão. O serviço é prestado sob contrato, o cliente é o controlador dos dados e declara a finalidade; a Hath atua como operadora. Nomes de órgãos são citados apenas para identificar a fonte, sem vínculo ou endosso. Veja os termos de uso e a política de privacidade.