Controle de certidões negativas: planilha grátis e quando automatizar
Para controlar certidões negativas, registre de cada empresa a certidão, o órgão, a data de emissão e a validade, e acompanhe os dias para vencer. A planilha gratuita desta página faz a conta sozinha e pinta de vermelho o que venceu e de amarelo o que vence em até 15 dias. Quando a carteira passa de algumas dezenas de certidões, o gargalo deixa de ser o controle e passa a ser a renovação, que ainda é feita à mão.
Quem cuida de certidão de muitas empresas sabe onde dói: o CRF do FGTS vence a cada 30 dias, a estadual e a municipal têm prazos diferentes em cada lugar, e o edital sempre chega na semana em que alguma venceu. Quando a carteira passa da planilha, o próximo passo está em gestão de CND.
Baixar a planilha de controle (grátis)As colunas que resolvem o controle
| Coluna | Para que serve |
|---|---|
| Empresa e CNPJ | Uma linha por certidão de cada empresa, para filtrar por cliente ou por fornecedor. |
| Certidão e órgão emissor | Lista pronta com as mais pedidas: federal, FGTS, trabalhista, estadual, municipal, falência, correcional. |
| Emitida em e validade | A data do documento e o prazo em dias. A aba Validades traz o prazo de cada certidão. |
| Vence em e dias para vencer | Calculados sozinhos. É a coluna que se ordena toda segunda-feira. |
| Situação | Em dia, vence em breve (15 dias) ou vencida, com cor. Certidão sem validade informada pede conferência. |
| Onde conferir | O caminho para validar o documento no site do órgão, para quem recebe a certidão de terceiros. |
Empresa e CNPJ
- Para que serve:
- Uma linha por certidão de cada empresa, para filtrar por cliente ou por fornecedor.
Certidão e órgão emissor
- Para que serve:
- Lista pronta com as mais pedidas: federal, FGTS, trabalhista, estadual, municipal, falência, correcional.
Emitida em e validade
- Para que serve:
- A data do documento e o prazo em dias. A aba Validades traz o prazo de cada certidão.
Vence em e dias para vencer
- Para que serve:
- Calculados sozinhos. É a coluna que se ordena toda segunda-feira.
Situação
- Para que serve:
- Em dia, vence em breve (15 dias) ou vencida, com cor. Certidão sem validade informada pede conferência.
Onde conferir
- Para que serve:
- O caminho para validar o documento no site do órgão, para quem recebe a certidão de terceiros.
Quanto tempo cada certidão vale
| Certidão | Validade | Atenção |
|---|---|---|
| CND federal | 180 dias | A positiva com efeito de negativa tem a mesma validade |
| CRF do FGTS | 30 dias | A que mais vence; confira toda semana |
| CNDT | 180 dias | Só aponta débito trabalhista em execução |
| Estadual | Varia por estado | Data impressa no documento |
| Municipal | Varia por prefeitura | Data impressa no documento |
- Validade:
- 180 dias
- Atenção:
- A positiva com efeito de negativa tem a mesma validade
- Validade:
- 30 dias
- Atenção:
- A que mais vence; confira toda semana
- Validade:
- 180 dias
- Atenção:
- Só aponta débito trabalhista em execução
- Validade:
- Varia por estado
- Atenção:
- Data impressa no documento
- Validade:
- Varia por prefeitura
- Atenção:
- Data impressa no documento
O detalhe de cada prazo, e o que fazer quando o edital exige emissão mais recente, está em validade das certidões.
Quando a planilha deixa de dar conta
Até dezenas
Planilha resolve
Com poucas empresas, a planilha e um lembrete semanal bastam. O custo é o tempo de renovar cada uma.
Centenas
A renovação vira o trabalho
O controle continua fácil; o que toma o dia é abrir portal, digitar CNPJ e baixar PDF, certidão por certidão.
Auditoria
A data não é a prova
A planilha diz quando a certidão vence, mas não guarda de onde veio o documento nem quando foi lido.
Automatizar é a Hath emitir as certidões direto no portal de cada órgão, guardar o PDF oficial com a hora da leitura e renovar antes de vencer, entregando tudo no seu sistema. É o que faz a solução de certidões para escritório contábil e a de homologação de fornecedores.
Parar de renovar certidão à mão
Dúvidas frequentes
Fale direto com quem constrói o robô. A gente olha a fonte, o volume e o destino antes de qualquer proposta.
Falar com quem faz a coletaFontes e método
Os prazos e as regras citados vêm dos textos legais abaixo e da operação diária de emissão da Hath Data.
A coleta é feita em fonte pública oficial: a Hath Data não é a fonte e não certifica o conteúdo publicado pelo órgão. O serviço é prestado sob contrato, o cliente é o controlador dos dados e declara a finalidade; a Hath atua como operadora. Nomes de órgãos são citados apenas para identificar a fonte, sem vínculo ou endosso. Veja os termos de uso e a política de privacidade.